Come una visita diventa una fattura in GENNO
Capirai il percorso del denaro in GENNO: dal farmaco somministrato in campo alla fattura pagata dal cliente.
Come funziona
GENNO registra l'addebito in due modi:
- Medication given. Quando somministri una dose, il magazzino scala e il costo viene registrato. Se il prodotto ha un prezzo di vendita, il consumo va direttamente nella fattura della visita.
- Service performed. Quando registri una visita, un esame, una monta o un altro evento, il servizio collegato va in To invoice. Poi raggruppi i servizi di un cliente in un'unica fattura.
Il cliente di ogni addebito è il proprietario dell'animale. Se l'animale non ha un proprietario, vale il proprietario della struttura.
Prima di iniziare
- Il piano dell'azienda deve includere Finance. Senza, il menu non compare.
- Registra i clienti in Clients e collega ciascuno ai suoi animali o alle sue strutture. Vedi come registrare i clienti.
- Perché il farmaco finisca in fattura, il prodotto deve avere un sale price in magazzino.
- Emettere fatture è consentito ad amministratori e veterinari. Registrare i pagamenti e annullare le fatture è consentito solo agli amministratori.
1. Registra i servizi con addebito automatico
Si fa una volta sola. Poi ogni evento registrato crea l'addebito da solo. Gli eventi sono in come registrare servizi e prezzi.
- Nell'app, tocca More e poi Services and prices. Sul web, apri Finance > Invoices > scheda Services and prices.
- Tocca New service.
- Compila Name, Category e Price.
- In Charge automatically when…, scegli l'evento. Esempi: Clinical visit recorded, Reproductive exam / ultrasound, Breeding or insemination, Trip (price per km).
- Tocca Save service (nell'app) o Save (sul web).
Ogni evento accetta un solo servizio attivo. Se non scegli un evento, il servizio resta disponibile da aggiungere a mano.
2. Somministra la dose in campo
Funziona offline.
- Nell'app, tocca More > Pending doses.
- Tocca la dose che stai per somministrare.
- In Lot (optional), lascia Automatic (expires first) o scegli il lotto.
- Tocca Give dose. Compare il messaggio Dose given.
Subito dopo, il magazzino scala e il costo della dose viene registrato. Sul web si fa lo stesso in Prescriptions > Apply / skip.
Quando torni in ufficio in azienda, collegati al Wi-Fi e apri GENNO. Ciò che hai registrato in campo viene caricato sul server e i servizi compaiono in To invoice.
3. Controlla cosa c'è da fatturare
- Nell'app, tocca More > Finance > To invoice. Sul web, apri Finance > scheda To invoice.
- Guarda i servizi raggruppati per cliente, con data, struttura e importo.
- Se un servizio non va addebitato, tocca Do not charge e inserisci il Reason.
- Per addebitare qualcosa che non ha creato un addebito da solo, tocca Add service, compila e tocca Add.
4. Emetti la fattura del cliente
- Nel gruppo del cliente, seleziona i servizi che vanno in fattura.
- Se il gruppo compare come No client, scegli il cliente. Nell'app lo chiede in Invoice which client?. Sul web usa l'elenco Invoice client....
- Tocca Invoice. Il pulsante mostra quanti servizi ci sono e il totale.
- Compare il messaggio Invoice issued. Nell'app, la fattura si apre subito dopo.
Nell'app puoi fatturare offline. La fattura mostra l'avviso Waiting to be sent to the server. The total is provisional. fino alla sincronizzazione.
5. Genera il PDF e invialo al cliente
Il PDF della fattura richiede internet.
- Apri la fattura. Nell'app: More > Invoices. Sul web: Finance > Invoices.
- Tocca Invoice PDF. Nell'app è l'icona PDF in alto nella schermata.
- Sul web si apre la pagina del report della fattura: fai clic su Download PDF (oppure su PDF preview e Print). Nell'app, tocca Generate PDF e condividilo via WhatsApp o email.
Se il proprietario ha accesso al portale, vede la fattura anche in Invoices e scarica lì il PDF.
Il portale mostra la fattura, il suo stato e la scadenza, ma non accetta ancora pagamenti online. Il cliente paga come concordato (PIX, bonifico, boleto) e tu registri il pagamento in GENNO.
6. Registra il pagamento
- Apri la fattura.
- Tocca Record payment.
- Scegli il Payment method.
- Tocca Confirm payment. Lo stato cambia in Paid.
Per annullare una fattura, tocca Cancel invoice e inserisci il Reason. I suoi servizi tornano in To invoice.
Problemi comuni
È comparso "Not enough stock" durante la somministrazione della dose. GENNO blocca la dose senza giacenza. Registra il carico del prodotto e somministra di nuovo.
È comparso "Cannot convert the dose... to the stock unit". Apri l'anagrafica del prodotto e inserisci il contenuto per unità. Esempio: 50 mL per flacone.
Ho somministrato la dose, ma il farmaco non è finito in fattura. Il prodotto non ha un prezzo di vendita, oppure la dose non è collegata a una visita. Il costo resta registrato in magazzino e nel costo dell'animale.
Il servizio che ho registrato non compare in To invoice. Controlla che il servizio abbia un evento in Charge automatically when…. Se l'hai registrato offline, sincronizza: l'addebito compare solo dopo.
È comparso "The entries belong to different clients: invoice one client at a time.". Seleziona solo servizi dello stesso gruppo cliente. Lo stesso vale per valute diverse.
È comparso "Register the client before invoicing.". Registra il cliente in Clients e riprova.
È comparso "Select a property to see the invoices.". Le fatture dell'app sono per struttura. Scegli la struttura in Switch Property, nel menu laterale, e apri di nuovo Invoices. Vedi come cambiare struttura.
Non vedo il pulsante Record payment. Registrare i pagamenti è consentito solo all'amministratore dell'azienda. Chiedi a lui.
Prossimi passi
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