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Comment émettre des factures et enregistrer le paiement

WebAppFonctionne hors ligne

La plupart des factures viennent de To invoice, qui regroupe les services du client. Cet article présente la facture ponctuelle et ce qu'il faut faire après l'émission : PDF, paiement et annulation.

Avant de commencer​

  • L'émission de factures est réservée aux profils Administrator et Veterinarian. L'enregistrement des paiements et l'annulation sont réservés à l'Administrator.
  • L'abonnement du haras doit inclure Finance.
  • Pour facturer des services déjà réalisés, utilisez To invoice. Consultez de la visite à la facture.

Consulter les factures​

  1. Sur web.genno.app, cliquez sur Finance puis sur l'onglet Invoices.
  2. Choisissez le mois avec les flèches. En haut s'affichent Invoiced, Received, Pending et Overdue.
  3. Filtrez par All, Pending, Overdue, Paid ou Cancelled.

Onglet Invoices sur le web, avec les montants facturés, encaissés, en attente et en retard du mois, les filtres et la liste des factures

La liste correspond à l'exploitation en cours d'utilisation. Si aucune exploitation n'est sélectionnée, Showing all properties. s'affiche.

Émettre une facture ponctuelle​

  1. Cliquez sur New invoice.
  2. Choisissez l'Animal, ou laissez None (client invoice) et choisissez le Client. Sans client, c'est le propriétaire de l'animal ou de l'exploitation qui s'applique.
  3. Vérifiez la Due date.
  4. Choisissez le service et la quantité. Pour en ajouter plusieurs, cliquez sur + Add item.
  5. Cliquez sur Issue invoice. Le total est calculé par le serveur.

Fenêtre New invoice sur le web, avec Animal, Client, Due date, le service et la quantité et le bouton Issue invoice

PDF, paiement et annulation​

Cliquez sur la facture pour l'ouvrir.

  • Invoice PDF : ouvre le rapport de la facture. Cliquez sur Download PDF et envoyez-le au client.
  • Add item : ajoute un service ou un One-off item, avec Description et Unit price, tant que la facture est Pending.
  • Record payment : choisissez le Payment method (PIX, Cash, Card, Transfer ou Bank slip (boleto)) et cliquez sur Confirm payment. La facture passe à Paid.
  • Cancel invoice : indiquez le Reason et confirmez. Les services retournent dans To invoice.

Facture n° 3 de la cliente Marina Albuquerque sur le web, avec Invoice PDF, la ligne, le total et les boutons Add item, Record payment et Cancel invoice

Si le propriétaire a accès au portail, il voit la facture dans Invoices et télécharge le PDF. Le paiement ne se fait pas via le portail : le client règle comme convenu, et le haras l'enregistre dans GENNO.

Dans l'application​

  1. Dans More, touchez Invoices (ou Finance › Invoices).
  2. Filtrez par statut et touchez la facture.
  3. Utilisez Invoice PDF, Record payment ou Cancel invoice.
  4. Pour une nouvelle facture, touchez New invoice, choisissez l'animal et les lignes, puis touchez Issue invoice.

Hors ligne, la facture affiche Waiting to be sent to the server. The total is provisional. jusqu'à la synchronisation.

Problèmes fréquents​

Le message "Choose the animal or the client." s'affiche. La facture exige un animal ou un client. Choisissez l'un des deux.

Le message "The invoice must have at least one item." s'affiche. Choisissez au moins un service.

Je ne vois pas Record payment. L'enregistrement des paiements et l'annulation sont réservés à l'administrateur.

L'application affiche "Select a property to see the invoices." Dans l'application, les factures sont par exploitation. Choisissez l'exploitation dans Switch Property, dans le menu latéral.

Étapes suivantes​

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Le cheval GENNO souriant, avec un casque de support

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