Cómo la atención se vuelve factura en GENNO
Vas a entender el camino del dinero en GENNO: desde el medicamento aplicado en el campo hasta la factura pagada por el cliente.
Cómo funciona
GENNO registra el cobro por dos caminos:
- Medicamento aplicado. Cuando aplicas una dosis, el inventario se descuenta y el costo queda registrado. Si el producto tiene precio de venta, el consumo entra directo en la factura de la atención.
- Servicio realizado. Cuando registras una atención, examen, cubrición u otro evento, el servicio vinculado a él va a Por facturar. Después juntas los servicios de un cliente en una sola factura.
El cliente de cada cobro es el propietario del animal. Si el animal no tiene propietario, vale el dueño de la propiedad.
Antes de empezar
- El plan del haras tiene que incluir las Finanzas. Sin ellas, el menú no aparece.
- Registra los clientes en Clientes y vincula cada uno a sus animales o propiedades. Mira cómo registrar los clientes.
- Para que el medicamento entre en la factura, el producto tiene que tener precio de venta en el inventario.
- Emitir facturas es para el administrador y el veterinario. Registrar pagos y cancelar facturas es solo para el administrador.
1. Registra los servicios con cobro automático
Hazlo una vez. Después, cada evento registrado genera el cobro solo. Los eventos están en cómo registrar los servicios y los precios.
- En la app, toca Más y después Servicios y precios. En la web, abre Finanzas > Facturas > pestaña Servicios y precios.
- Toca Nuevo servicio.
- Completa Nombre, Categoría y Precio.
- En Cobrar automáticamente cuando…, elige el evento. Ejemplos: Atención clínica registrada, Examen reproductivo / ecografía, Cubrición o inseminación, Desplazamiento (precio por km).
- Toca Guardar servicio (en la app) o Guardar (en la web).
Cada evento acepta solo un servicio activo. Si no eliges un evento, el servicio sigue disponible para registrarlo a mano.
2. Aplica la dosis en el campo
Funciona sin internet.
- En la app, toca Más > Dosis pendientes.
- Toca la dosis que vas a aplicar.
- En Lote (opcional), deja Automático (vence primero) o elige el lote.
- Toca Aplicar dosis. Aparece el mensaje Dosis aplicada.
Al momento, el inventario se descuenta y el costo de la dosis queda registrado. En la web, lo mismo se hace en Recetas > Aplicar / omitir.
Al volver a la sede, conéctate al Wi-Fi y abre GENNO. Lo que registraste en el campo se envía al servidor, y los servicios aparecen en Por facturar.
3. Revisa lo que está por facturar
- En la app, toca Más > Finanzas > Por facturar. En la web, abre Finanzas > pestaña Por facturar.
- Mira los servicios agrupados por cliente, con fecha, propiedad y valor.
- Si un servicio no se debe cobrar, toca No cobrar e indica el Motivo.
- Para cobrar algo que no generó cobro solo, toca Agregar servicio, complétalo y toca Registrar.
4. Emite la factura del cliente
- En el grupo del cliente, marca los servicios que van a la factura.
- Si el grupo aparece como Sin cliente, elige el cliente. En la app, lo pide en ¿A qué cliente facturar?. En la web, usa la lista Cliente de la factura....
- Toca Facturar. El botón muestra cuántos servicios y el total.
- Aparece el mensaje Factura emitida. En la app, la factura se abre enseguida.
En la app, puedes facturar sin internet. La factura queda con el aviso Esperando envío al servidor. El total es provisorio. hasta la sincronización.
5. Genera el PDF y envíalo al cliente
El PDF de la factura necesita internet.
- Abre la factura. En la app: Más > Facturas. En la web: Finanzas > Facturas.
- Toca PDF de la factura. En la app, es el ícono de PDF arriba en la pantalla.
- En la web, se abre la página del informe de la factura: haz clic en Descargar PDF (o en Vista previa del PDF e Imprimir). En la app, toca Generar PDF y compártelo por WhatsApp o por correo.
Si el propietario tiene acceso al portal, también ve la factura en Facturas y descarga el PDF allí.
El portal muestra la factura, la situación y el vencimiento, pero todavía no acepta pagos online. El cliente paga como lo acordaron (PIX, transferencia, boleto) y tú registras el pago en GENNO.
6. Registra el pago
- Abre la factura.
- Toca Registrar pago.
- Elige la Forma de pago.
- Toca Confirmar pago. La situación cambia a Pagada.
Para deshacer una factura, toca Cancelar factura e indica el Motivo. Sus servicios vuelven a Por facturar.
Problemas frecuentes
Apareció "Inventario insuficiente" al aplicar la dosis. GENNO bloquea la aplicación sin saldo. Registra la entrada del producto en el inventario y aplica de nuevo.
Apareció "No se puede convertir la dosis... a la unidad de inventario". Abre el registro del producto e indica el contenido por unidad. Ejemplo: 50 mL por frasco.
Apliqué la dosis, pero el medicamento no entró en la factura. El producto no tiene precio de venta, o la dosis no está vinculada a una atención. El costo sigue registrado en el inventario y en el costo del animal.
El servicio que registré no aparece en Por facturar. Revisa si el servicio tiene un evento en Cobrar automáticamente cuando…. Si lo registraste sin internet, sincroniza: el cobro solo aparece después.
Apareció "Los registros son de clientes diferentes: factura un cliente por vez." Marca solo servicios del mismo grupo de cliente. Lo mismo vale para monedas diferentes.
Apareció "Registra al cliente antes de facturar." Registra al cliente en Clientes e inténtalo de nuevo.
Apareció "Selecciona una propiedad para ver las facturas." Las facturas de la app son por propiedad. Elige la propiedad en Cambiar Propiedad, en el menú lateral, y abre Facturas de nuevo. Mira cómo cambiar de propiedad.
No veo el botón Registrar pago. Registrar pagos es solo para el administrador del haras. Pídeselo.
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